Ratgeber / Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung: was Vermieter bereithalten
Belegeinsicht: Originale, Kopien, Dateien – aus Vermietersicht
Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein. Der Mieter darf die Belege prüfen – nicht, weil er misstrauisch ist, sondern weil das zur Abrechnung gehört. Verweigern Sie die Einsicht, ist die Nachzahlung regelmäßig nicht fällig.
Sie müssen dem Brief keine Kopien beilegen. Sie müssen auf Verlangen Einsicht gewähren. Seit 1. Januar 2025 dürfen Sie die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Originale bleiben möglich, wenn der Mieter das verlangt und Sie sie haben.
Was in den Ordner gehört
- Rechnungen der umgelegten Positionen (Grundsteuer, Versicherung, Wasser, Heizung, Müll …)
- Zahlungsnachweise – die Rechnung allein zeigt nicht, dass Sie gezahlt haben
- Verträge, wenn die Leistung wiederkehrt (Hausmeister, Winterdienst, Rauchmelder-Wartung)
- Ablesewerte und – falls vorhanden – die Heizkostenabrechnung des Messdienstes
- Ihre eigene Aufstellung, welche Rechnung in welche Zeile der Abrechnung geflossen ist
Was Sie nicht herausgeben müssen
Kontodaten Dritter, Steuerbescheide jenseits der Grundsteuer, Unterlagen zu nicht umgelegten Reparaturen. Namen anderer Mieter auf Sammelrechnungen können Sie schwärzen, solange Betrag und Leistungszeitraum lesbar bleiben.
Praxis für eine Wohnung
Termin in der Wohnung oder bei Ihnen, oder ein Ordner als PDF. Ein Link, der nach vier Wochen tot ist, ist keine Einsicht. Notieren Sie Datum und was Sie gezeigt haben – für den Fall, dass später „nie bekommen“ behauptet wird.
Im Anschreiben reicht der Satz zur Einsicht nach Termin. Die formellen Angaben stehen auf der Abrechnung selbst. PDF erzeugen.
Direkt anwenden: Nebenkostenabrechnung ohne Anmeldung erstellen.